طرح اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی)

طرح اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی)

202 صفحه در قالب word

مقدمه

استفاده مناسب از فناوری&rlm های نوین و به خصوص امکانات فراهم&rlm آمده در زمینه فناوری اطلاعات می&rlm تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.

استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها می&rlm تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهره&rlm وری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راه&rlm اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می&rlm باشد و علاوه بر دبیرخانه&rlm های مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت&zwnj ها تشکیل گردیده است و در سایربخش&zwnj ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می&rlm باشد. حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیده&lrm &rlm اند و غالباً در حال بکارگیری سیستم می&rlm باشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهره&rlm برداری می&rlm باشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می&lrm توان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردش&rlm نامه&rlm ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.

2- تعریف پروژه

انتخاب، تأمین و راه&rlm اندازی سیستم رایانه&rlm ای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن

3- اهداف پروژه

پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال می&rlm نماید :

• شناسایی نرم&rlm افزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
• پیشنهاد مناسب&rlm ترین نرم&rlm افزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
• تأمین نرم&rlm افزار
• نصب و راه&rlm اندازی سیستم اتوماسیون اداری
• پشتیبانی

راه &rlm اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می&rlm باشد.

• سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
• افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
• کاهش حجم بایگانی
• کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
• امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری

4- مراحل انجام کار

برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :

1-4- انتخاب نرم&rlm افزار

2-4- تشکیل کمیته راهبری

3-4- شناخت و برنامه&rlm ریزی

4-4- برنامه زمان&zwnj بندی سیستم اتوماسیون اداری

5-4- آموزش

6-4- نصب و راه&rlm اندازی

7-4- پشتیبانی

در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه می&rlm شود.

1-4- انتخاب نرم&rlm افزار

برای تدارک نرم&rlm افزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیت&rlm های زیر انجام شده است :

• شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• شناسایی نرم&rlm افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرم&rlm افزارهای کاندید
• تعیین شاخص&rlm های ضروری جهت ارزیابی نرم&rlm افزارهای کاندید و امتیازدهی آنها
• ارزیابی نرم&rlm افزار کاندید
• نتیجه&rlm گیری و گزینش سه نرم&rlm افزار برتر
• انتخاب نهایی نرم&rlm افزار مورد نظر

این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرم&rlm افزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

2-4- تشکیل کمیته راهبری

اعضای کمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه کمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شرکت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه کمیته برگزار گردیده است. کمیته راهبری از افراد زیر تشکیل گردیده است :

• معاونت اداری و مالی
• نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات
• نماینده معاونت برنامه&rlm ریزی، توسعه و فناوری
• مدیر کل امور اداری
• مدیر کل تشکیلات و بودجه
• شرکت ناظر
• گروه توسعه و پشتیبانی شبکه
• نماینده واحدی که نرم&rlm افزار در حال نصب در آن می&rlm باشد.

مواردی که در کمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر می&rlm باشد :

• تأمین سخت&rlm افزار مورد نیاز برای راه&rlm اندازی سیستم
• تخصیص مکان برای دبیرخانه متمرکز معاونت
• موانع موجود در زمینه نصب و راه&rlm اندازی سیستم
• پیشرفت پروژه و کارهای در دست اقدام
• موانع موجود در زمینه آموزش کارکنان مرتبط با سیستم
• محدودیت&rlm های موجود در زمینه تدارکات
• اولویت&rlm بندی انجام کار اتوماسیون

3-4- شناخت و برنامه&rlm ریزی

برای انتخاب نرم&rlm افزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سخت&rlm افزار، نرم&rlm افزارهای دبیرخانه موجود، محل&rlm های استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راه&rlm اندازی فعالیت&rlm هایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :

• شناخت اولیه برای انتخاب نرم&lrm افزار اتوماسیون اداری مناسب
• شناخت وزارتخانه برای برآورد نیازهای مرحله نصب و راه&lrm اندازی
• شناخت هر معاونت جهت نصب سیستم

همان طور که مشاهده می&rlm شود برای انجام کار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است. در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه&rlm نظر امکانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امکان&rlm سنجی پیاده&rlm سازی سیستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سخت&rlm افزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوه&rlm های استقرار سیستم، موانع و مشکلات پیش&rlm روی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است. در مرحله نصب و راه&rlm اندازی سیستم&rlm هر یک از معاونت&rlm ها که برای نصب و راه&rlm اندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش&rlm کار، شیوه&rlm های ثبت نامه&rlm ها، تعداد پرسنل مرتبط با کار دبیرخانه، حجم نامه&rlm های وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سخت&rlm افزاری، نرم&rlm افزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت کامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.

در زمینه برنامه&rlm ریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :

• شناسایی فعالیت&rlm های مرحله نصب و راه&rlm اندازی
• تهیه و تدوین برنامه زمان&rlm بندی
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب و راه&rlm اندازی

فعالیت&rlm های شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر می&rlm باشد :

• مقدمات انجام کار
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب
• اعلام امکانات مورد نیاز آموزش
• شناخت از نقطه نصب
• شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب
• آموزش در نقطه نصب
• اعلام موارد نیاز در نقطه نصب
• تعریف پارامترها در نقطه نصب
• نصب سیستم

براساس فعالیت&rlm های شناسایی شده برنامه زمان&rlm بندی تنظیم و برای انجام کار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه&rlm اندازی تهیه گردیده است.

ممکن است هنگام انتقال از فایل ورد به داخل سایت بعضی متون به هم بریزد یا بعضی نمادها و اشکال درج نشود ولی در فایل دانلودی همه چیز مرتب و کامل است

متن کامل را می توانید در ادامه دانلود نمائید

چون فقط تکه هایی از متن برای نمونه در این صفحه درج شده است ولی در فایل دانلودی متن کامل همراه با تمام ضمائم (پیوست ها) با فرمت ورد word که قابل ویرایش و کپی کردن می باشند موجود است

لینک منبع و پست :http://campiran.ir/project-3556-%d8%b7%d8%b1%d8%ad-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%d9%8a%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%d9%8a-%d8%af%d8%a8%d9%8a%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%a8%d8%a7%d9%8a%da%af/